DIGITALIZAREA FLUXULUI DE DOCUMENTE: eficiență, productivitate și siguranță a documentelor

5/5 - (1 vote)

Documentele unei companii reprezintă o sursă majoră de informații și ajută la gestionarea și monitorizarea tuturor activităților din cadrul firmei. Datorită evoluției tehnologiei, managementul fluxului de documente poate fi simplificat, gestionat mai eficient și optimizat prin echipamente IT de ultimă generație și soluții software care centralizează întregul flux de documente. Iar acest lucru poate fi realizat prin implementarea unor soluții potrivite de digitalizare a fluxului de documente și optimizare a costurilor cu acestea.

Digitalizarea fluxului de documente se referă la:

Centralizarea documentelor pentru regăsirea facilă a informației prin structurarea acesteia;
Utilizarea unor echipamente performante de printing și implementarea unor soluții de rețelistică completă;
Implementarea unor soluții integrate de arhivare electronică hardware și software, cu ajutorul cărora se transferă arhiva fizică în format electronic, asigurând disponibilitatea, siguranța și confidențialitatea datelor.

Digitalizarea fluxului de documente este un instrument pentru creșterea productivității și reducerea costurilor cu gestionarea documentelor.

AVANTAJELE DIGITALIZĂRII FLUXULUI DE DOCUMENTE:

✅ Tipărirea și scanarea mai rapidă a unui volum mai mare de documente prin echipamente performante de printing pentru business;

✅ Posibilitatea tipăririi prin Wi-fi, scanare rapidă prin implementarea unei rețelistici complete de printing;

✅ Tranziția ușoară de la hârtie la documente digitizate prin implementarea unei soluții de arhivare electronice hardware și software;

✅ Asigurarea unui management eficient al documentelor printr-o soluție dedicată de centralizare a documentelor;

✅ Stabilirea și monitorizarea accesului documentelor în echipă;

✅ Reducerea costurilor aferente tipăririi documentelor (contracte, facturi, documente contabile etc.) și transportului intern/extern al acestora (fără CD-uri, stick-uri, taxe de curierat etc.);

✅ Sporirea siguranței documentelor și maximizarea confidențialității datelor.

Documentele digitizate pot fi incluse într-o soluție de colaborare cu echipa în cloud, dedicată MUNCII LA DISTANȚĂ, pentru: spațiu de stocare suficient și acces direct la documente, transmiterea în siguranță a fișierelor, criptarea documentelor și posibilitatea accesării lor de pe diferite dispozitive, oriunde și oricând.

DE CE?

Hârtia poate deveni o barieră în dezvoltarea unui business, mai ales atunci când procesele sunt îngreunate de o gestionare greoaie a documentelor. Dacă ai multe documente nestandardizate, dacă găsirea lor le ia prea mult timp angajaților sau dacă există posibilitatea ca documentele companiei să nu fie stocate corect ori accesate de către persoane neautorizate, atunci ar fi momentul să iei în calcul o schimbare majoră. Dar înainte de asta, este nevoie de o analiză a fluxului de documente existent în companie și de identificare a celor mai potrivite abordări. One-IT te poate ajuta să faci alegerea cea mai potrivită.

SOLUȚII PERFORMANTE care optimizează managementul documentelor:

Imprimantă multifuncțională Xerox de birou – pentru tipărire rapidă, scanare și copiere de calitate;
Imprimantă multifuncțională Xerox WorkCentre – imprimantă profesională performantă, care face față unui flux mare de documente și dispune de funcții de printare, scanare, copiere și fax;
Soluție integrată de arhivare electronică hardware și software.

Digitalizarea fluxului de documente din compania ta va fluidiza fluxul de lucru și va ușura munca angajaților.

Pentru a cere o ofertă de soluții IT pentru digitalizarea fluxului de documente din firma ta, te rugăm să ne contactezi, iar unul dintre colegii de la departamentul de vânzări One-IT va lua legătura cu tine în cel mai scurt timp.