Cum să optimizezi și setezi serverul de E-mail al companiei pentru livrabilitate Maximă: Ghid Complet pentru evitarea folderului SPAM

5/5 - (1 vote)

Pentru a te asigura că serverul de e-mail al firmei funcționează corect și că mesajele tale ajung în inboxul destinatarilor (fără a intra în folderul de spam), trebuie să respecți o serie de bune practici care includ aspecte tehnice, de configurare a serverului de e-mail, dar și reguli legate de politica de trimitere emailuri și newslettere.

Aici este un GHID complet cu sfaturi pentru funcționalitate corectă:

1. Verificați configurația Corectă a Serverului de E-mail

Autentificare și criptare SMTP: Asigură-te că serverul de e-mail folosește autentificarea corespunzătoare (ex. STARTTLS sau SSL/TLS) și că nu acceptă trimiterea anonimă de mesaje (open relay).
Certificate SSL valide: Utilizează un certificat SSL/TLS valid pentru criptarea comunicațiilor. Acest lucru ajută la protejarea integrității și confidențialității mesajelor.
IP dedicat pentru trimiterea de e-mailuri: Folosirea unui IP dedicat pentru trimiterea de e-mailuri ajută la construirea unei reputații solide pentru trimiterea de mesaje legitime.
Monitorizarea reputației IP-ului: Folosește instrumente de monitorizare (de ex. SenderScore, Talos Intelligence) pentru a verifica reputația IP-ului. O reputație slabă poate duce la clasificarea e-mailurilor tale ca spam.

2. Setări DNS Corecte – legate de Domeniu Web

SPF (Sender Policy Framework): Configurează un record SPF în DNS care să identifice serverele autorizate să trimită e-mailuri în numele domeniului tău. Acest lucru reduce riscul de spoofing.
- Exemplu SPF record: "v=spf1 a mx ip4:221.11.11.11 include:_spf.google.com ~all"
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Activează și configurează DKIM, o tehnologie care permite semnarea digitală a e-mailurilor pentru a verifica autenticitatea acestora. Aceasta ajută la creșterea încrederii că mesajul provine de la sursa legitimă.
- Exemplu DKIM record: "v=DKIM1; k=rsa; p=PublicKey"
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Configurează DMARC pentru a oferi un control suplimentar asupra modului în care sunt gestionate e-mailurile care eșuează testele SPF sau DKIM. Poți seta reguli stricte pentru respingerea acestor mesaje.
- Exemplu DMARC record: "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc-reports@domain.com; ruf=mailto:dmarc-fail@domain.com"

3. Politica de Trimitere a E-mailurilor (Newslettere)

Opt-in clar și confirmare dublă (double opt-in): Solicită confirmarea explicită a abonaților pentru primirea newsletterelor (double opt-in). Acest lucru previne adăugarea accidentală a adreselor și reduce probabilitatea de plângeri legate de spam.
Frecvența trimiterei: Nu inunda abonații cu e-mailuri frecvente sau irelevante. Trimite e-mailuri numai când ai informații utile de oferit.
Conținut relevant și segmentat: Segmentează lista de abonați pentru a trimite mesaje personalizate și relevante. E-mailurile generice au șanse mai mari să fie marcate drept spam.
Dezabonare ușoară: Oferă un link clar și accesibil de dezabonare în fiecare e-mail. Forțarea abonaților să caute metoda de dezabonare poate duce la plângeri de spam.
Respectarea regulamentelor GDPR: Asigură-te că ai consimțământul clar al abonaților pentru procesarea datelor lor și pentru trimiterea de mesaje comerciale, conform GDPR.

4. Conținutul E-mailurilor

Subiect și conținut non-spammy: Evită folosirea cuvintelor sau frazelor care sunt adesea asociate cu spamul (ex. „gratis”, „urgent”, „ofertă limitată”). De asemenea, nu folosi majuscule sau semne de exclamare în exces în subiect.
E-mailuri HTML bine codate: Asigură-te că e-mailurile HTML sunt bine structurate și codificate corect. Erorile în codul HTML pot face ca e-mailul să fie considerat suspicios de filtrele anti-spam.
Versiunea text a e-mailului: Include o versiune de text simplu a e-mailului pentru destinatarii care nu pot vizualiza conținutul HTML. Lipsa versiunii text poate crește scorul de spam.
Greutatea optimă a e-mailului: Păstrează dimensiunea e-mailului sub 100 KB. Mesajele mai mari sunt adesea blocate sau marcate drept spam.

5. Monitorizarea Livrabilității

Inbox placement tracking: Folosește servicii de monitorizare a livrabilității (ex. Return Path, Litmus) pentru a urmări câte e-mailuri ajung în inbox vs. spam.
Rapoarte de feedback loop: Abonează-te la rapoartele de feedback loop oferite de ISP-uri (ex. Yahoo, Gmail) pentru a primi notificări când cineva marchează e-mailurile tale drept spam.
Monitorizarea ratei de respingere (bounce rate): Păstrează o rată scăzută de respingere a e-mailurilor (bounce rate), de preferință sub 2%. O rată ridicată poate afecta reputația domeniului și IP-ului.

6. Gestiunea corecta a Listei de E-mailuri

Eliminarea adreselor invalide: Folosește un serviciu de verificare a adreselor de e-mail pentru a elimina adresele invalide din lista ta. Trimiterea de mesaje la adrese inexistente afectează reputația serverului.
Gestionarea abonaților inactivi: Periodic, contactează abonații care nu au mai interacționat cu e-mailurile tale de mult timp și oferă-le opțiunea de a se dezabona sau de a actualiza preferințele lor.
Menținerea unei liste curate: Evită cumpărarea sau utilizarea listelor de e-mail din surse terțe. Aceasta este una dintre principalele cauze pentru care e-mailurile ajung în spam.

7. Testare și Evaluare Periodică

Testează e-mailurile înainte de a le trimite: Folosește instrumente precum Mail Tester sau SpamAssassin pentru a evalua e-mailurile înainte de trimitere. Acestea îți vor da indicii despre ce ar putea face ca e-mailul să fie considerat spam.
Revizuirea rapoartelor de trimitere: Analizează ratele de deschidere, clic și respingere ale fiecărei campanii pentru a ajusta strategia de trimitere și a preveni problemele viitoare.

8. Alte Sfaturi Recomandate

Verificarea și actualizarea regulată a configurărilor: Asigură-te că configurările SPF, DKIM și DMARC sunt actualizate periodic. De asemenea, monitorizează modificările ISP-urilor pentru a te adapta noilor cerințe.
Comunicare transparentă cu abonații: Încurajează abonații să te adauge în lista lor de contacte (whitelist). Aceasta poate crește șansele ca e-mailurile tale să ajungă direct în inbox.

Prin aplicarea acestor sfaturi, vei avea un server de e-mail mai bine setat și optimizat, mailurilec corecte o să ajungă in inbox, iar campaniile tale de newsletter vor fi mai eficiente și mai puțin susceptibile de a fi marcate drept spam.

Dacă ai nevoie de servicii de setare a serverului de mail, poți contacta specialiștii One-IT: